5 bước giúp bạn không còn “vò đầu bứt tai” khi ra quyết định

Theo nghiên cứu của Đại học Wesleyan (Mỹ), trung bình một người lớn phải đưa ra tới 35,000 quyết định mỗi ngày, từ việc trưa nay ăn gì tới những lựa chọn liên quan đến tài chính hay sự nghiệp. Do đó, việc ra quyết định nhanh trở thành kỹ năng cần thiết giúp bạn tiết kiệm thời gian và năng lượng của não, hạn chế khả năng sai sót và hệ quả đáng tiếc.

Theo chia sẻ của cố vấn sự nghiệp Claire Louise, dưới đây là 5 bước vô cùng đơn giản nhưng giúp bạn “tăng tốc” khả năng ra quyết định của mình:

Bước 1: Xác định tầm quan trọng và sự ưu tiên

Trước khi ra một quyết định, bạn cần xác định mức độ quan trọng của nó đến đâu. Có hai dạng quyết định thường gặp là low-stake decision (quyết định đơn giản) hoặc và high-stake decision (quyết định phức tạp).

Thoạt nghe có vẻ khá phức tạp, song các quyết định đơn giản thường nằm trong lĩnh vực quen thuộc mà bạn từng ra quyết định trước đó. Vì vậy, chúng không đòi hỏi những thay đổi lớn hay để lại hệ quả nghiêm trọng. Thông thường với các quyết định đó, bạn có thể hạn chế các lựa chọn để giảm thiểu thời gian phân vân.

Chẳng hạn việc chọn địa điểm ăn trưa cho nhóm là quyết định đơn giản, vì nó không chiếm quá nhiều thời gian và ảnh hưởng đến công việc hay dự án. Thay vì mất thời gian tìm chỗ, bạn có thể khoanh vùng 2-3 nhà hàng bạn hoặc đồng nghiệp đã từng đến ăn trước kia và linh hoạt thay đổi địa điểm khi cần. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và năng lượng cho não bộ.

Ngược lại, các quyết định phức tạp thường xuất hiện lần đầu và nhiều hơn trong công việc. Và tất nhiên, chúng rất khó thay đổi sau khi đã chốt và để lại hậu quả đáng kể. Do đó, bạn cần dành nhiều thời gian và cẩn trọng hơn khi đưa ra quyết định, đặc biệt là khi những quyết định đó liên quan đến công việc

Ví dụ: Công ty đưa ra quyết định làm mới thương hiệu (re-branding). Quá trình làm mới thương hiệu đôi khi lần đầu được đề xuất và đòi hỏi nhiều nhân lực và chi phí cao. Không chỉ vậy, nó đòi hỏi chuyên môn cao, tính rủi ro lớn và ảnh hưởng tới nhiều bộ phận trong công ty nên cần cẩn trọng khi quyết định.

Bước 2: Xác định mục đích cuối cùng

Hãy coi mục đích giống như một địa điểm cho một chuyến đi mà  bạn muốn tới. Để đến đó, bạn phải xác định phương tiện, đường đi và hướng đi phù hợp. Với những yếu tố bản thân đang có sẽ giúp bạn nhanh chóng ra quyết định đi tàu hay xe bus, lên xe số mấy, xuống ở ga nào.

Trong công việc cũng như vậy. Một khi xác định rõ mục đích cuối cùng của dự án, bạn sẽ tập trung vào những yếu tố giúp bạn ra quyết định tối ưu. Khi đã thấy rõ “đường đi nước bước”, bạn cũng sẽ nhanh chóng loại bỏ những lựa chọn không phù hợp. Đây chính là bước “dọn đường”, giúp bạn chỉ nhìn vào những điều quan trọng, liên quan chặt chẽ tới quyết định.

Bước 3: Tự đưa ra những các tiêu chí giúp bạn đánh giá lựa chọn

Để đánh giá các lựa chọn dễ dàng hơn, bạn có thể “thiết kế” các tiêu chí của dự án dựa trên mục đích cuối cùng cần đạt được.

Ví dụ, bạn cân nhắc triển khai sản phẩm mới. Khi đó, bạn có thể đánh giá lựa chọn của mình dựa trên hai tiêu chí là mức độ phù hợp với thị trường hướng đến và tiềm năng lợi nhuận của nó.

Tuy nhiên các tiêu chí của bạn phải dựa trên góc độ khách quan nhất có thể. Yếu tố khách quan tập trung vào thông tin cụ thể, có thể được đo lường và xác minh nhằm hạn chế thiên kiến. Đó có thể là các dữ liệu được thống kê, lợi nhuận, hoặc chi phí dự trù. Ngược lại, cảm xúc cá nhân hay nói dễ hiểu hơn là những quyết định cảm tính thường không nhất quán và dễ bị thiên kiến tư duy tác động. Do đó, mọi quyết định liên quan tới công việc đều cần thận trọng khi xử lý, đặc biệt là mặt cảm xúc trong quá trình quyết định.

Bước 4: Thu thập dữ liệu và thông tin tư vấn

Khi chúng ta đã xác định dữ liệu là yếu tố khách quan giúp xây dựng tiêu chí thì ở bước này, bạn tập trung vào thu thập dữ liệu để xây dựng, củng cố cho quyết định của mình và thuyết phục những người liên quan (sếp, đồng nghiệp hay khách hàng).

Một phương pháp hữu hiệu giúp bạn thu thập dữ liệu là đối chiếu lựa chọn hiện tại với các dự án tương tự đã làm trước đây. Trường hợp này, bạn đã có kết quả, số liệu từ dự án cũ làm căn cứ chứng minh độ hiệu quả của quyết định sắp ra. Bạn cũng có thể thảo luận với sếp hoặc các đồng nghiệp khác đã có kinh nghiệm tương tự để có cái nhìn tổng quan hơn. Khi có được góc nhìn từ họ, bạn vừa dễ dàng đi tới quyết định, lại vừa “ghi điểm” trong mắt họ.

Bước 5: Lắng nghe và làm chủ cảm xúc

Tuy cảm xúc có vai trò định hướng hành vi con người, song nó lại bị ảnh hưởng bởi bản năng sinh tồn. Những thông điệp do cảm xúc truyền đạt hầu hết nằm dưới mức nhận thức của chúng ta. Và khi phải ra quá nhiều quyết định, não có thể suy giảm khả năng ra quyết định sáng suốt. Lúc này, phần cảm xúc sẽ dần “xâm lấn” phần lý trí của não bộ. 

Trong một vài trường hợp, hãy ghi nhận cảm xúc của mình khi nó xảy đến, nhưng không nên để nó ảnh hưởng tới quyết định. Thực tế, không thể phủ nhận cảm xúc đôi khi cũng có ích, nhưng với các quyết định phức tạp mà bạn cần “play safe”, thì nên tiết chế chúng. Lúc này, việc tập trung vào các yếu tố khách quan từ trước như dữ liệu hoặc kết quả của các dự án trước đây giúp đưa ra các lựa chọn chính xác hơn.

Hy vọng với 5 bước trên đây có thể giúp các bạn đơn giản hoá, tiết kiệm thời gian để đưa ra những quyết định đúng đắn và sáng suốt.